Döküman Yönetim Sistemi ( Das )

[hilas]

Döküman yönetim sistemi, "kağıtsız ofis" bakış açısı altında, bir kurum veya organizasyon dahilinde oluşturulan ve farklı kullanıcılar tarafından kullanılan değişik tür ve kategorideki tüm dökümanların hayat döngüleri boyunca sistematik olarak elektronik ortamda saklanması ve yönetilmesidir. Akla gelebilecek tüm iş ortamlarında bilgi, değişik tür dökümanlarda saklanır ve yapılandırılmış ve yapılandırılmamış olmak üzere farklılaşan bilgi kümeleri dahilinde birikir. Yapılandırılmış bilgi kümeleri, kurumsal kaynak planlama ( ERP ), Müşteri İlişkileri Yönetimi ( CRM ), Tedarik Zinciri Yönetimi ( SCM ) veya finansal uygulamaları tipi bütünleşik sistemler dahilinde yaratılan, işlenen ve saklanan kurumsal bilgileri içerir. Bu tarz bilgi kümeleri, veritabanları gibi formatlı yapılarda tutulur ve arayüz programları tarafından ayrıştırılarak başka sistemlere aktarılabilirler. Yapılandırılmamış bilgi kümeleri ise E-Posta mesajları, notlar, dökümanlar gibi ortak çalışma gruplarınca yaratılan, işlenen ve saklanan bilgi kümelerini içerir. Bu tip bilgi kümelerinin bir kısmı elektronik olarak bir kısmı ise kağıt üzerinde saklanırlar. Özellikle yapılandırılmamış bilgi kümelerinde yer alan bilgiler, dağınık ve genellikle kendini tekrarlar biçimde birikir. Bununla birlikte bunların büyük bir bölümü geçerliliğini yitirmiş, güncel olarak kullanılmayan bilgilerden oluşur. Çalışanların aradıkları bir bilgiye erişimleri güçtür ve bu durum iş süreçleri için gereken sentezlerin kısa sürede ve kolaylıkla yapılmasının önünde bir engeldir. Döküman yönetimi ve takibinin amacı, öncelikle yapılandırılmamış bilgilerin ve dökümanların çoklu kullanıma imkan veren elektronik bir ortamda, tek noktadan, kolay erişilebilir bir biçimde kullanılmasını sağlamaktır. Birikim yönetimi felsefesi altında öncelik, şirket içi iletişim ortamında bilginin en etkin şekilde kullanımına imkan vermek, verimli bir ofis yaratmaktır. Amaç ortak çalışmalarda kullanılan tüm dökümanların kolay bulunur, kolaylıkla güncellenebilir, hızla erişilerek paylaşılabilir halde bulunmasıdır. Bununla birlikte birçok kurum basılı kapıdı en yaygın döküman aracı olarak kullanmaktadır. Bu noktada verimlilik, dökümanların kağıda basılması, kopyalanması, dosyalanarak arşivlenmesi işlemlerinde harcanan emek, zaman ve masrafların en aza indirgenmesi ile elde edilmiş olmaktadır. Verimliliği ve etkinliği arttırmanın bir sonraki aşaması, döküman yönetiminin ana iş uygulamaları ile entegrasyonudur. Yapılandırılmış bilgi kümelerinin devreye gireceği bu aşamada, artık bilgi statik bir biçimde birikmenin ötesine geçerek, akan süreçler halinde sisteme gireceklerdir. Döküman yönetimi ve takibinin ölçülebilir getirileri nelerdir? Döküman yönetim sistemlerinin kurumlara olan getirilerini somut olarak göstermek hem kolay hem de zor olmaktadır. Genellikle elektronik olmayan kağıt bazlı dökümanlardan kaynaklandığı düşünülen kayıplar - bilgiye erişim zorlukları - aynı zamanda iyi sınıflandırılmamış ve doğası gereği tekrar eden şekilde tutulan elektronik dökümanlardaki bilgiye erişimlerde de yaşanabilmektedir. Döküman yönetim sistemi altında yer almayan bu tür dökümanların yarattığı zorluk kağıt dökümanlara nazaran daha büyük olabilmektedir. Bağımsız araştırma kurumu GartnerGroup tarafından yapılan incelemelerde çalışanların zamanlarının yaklaşık %30' unu döküman yönetimine yönelik çalışmalara harcadıklarını belirtmiştir. 2004 yılı için yapılan öngörüde söz konusu oranın %80 olasılıkla %40 lara varacağı tahmin edilmektedir. Döküman Yönetim ve Takibini bünyelerine yerleştirmiş olan kurumların beklenen/elde ettikleri getiriler aşağıdaki şekilde sıralanmaktadır. Döküman hazırlama maliyetinin azaltılması Veri tekrarlarının önlenmesi Dökümanlara erişimin yaygınlaşması ve kolaylaşması Dökümanların tekrar kullanım olanağı ile yeni döküman yaratma/bilgi türetme maliyetinin düşürülmesi Kurumsal açıdan döküman kalitesinde artış İçerik açısından döküman kalitesinde artış FORM İŞLEME SİSTEMLERİ Elektronik ortama alınmış formların ICR ve OCR teklojileri ile işlenerek tekrar text haline çevrilmesi için kullanılan teknolojilerdir. ICR ( Intelligent Character Recognition ) ile el yazısını, OCR ( Optical Character Recognition ) ile daktilo ve bilgisayar çıktısı yazıları işlenerek yeni bir ortama aktarılabilmektedir. SERVİS BÜRO ( E-BÜRO ) HİZMETLERİ Kurumların birikmiş ve/veya arşivlerindeki dökümanlarının hızlı bir şekilde deneyimli operatörler, ekipman ve uzman ekibi ile işlenmesi hizmetidir. Günümüzde kurumlar dökümanlara güvenlik ve yetkiler çerçevesinde kolay erişmek adına Döküman/Arşiv Yönetim Sistemi kullanmaktadır. Günlük az adetteki operasyonel evrakları kurum kendi çalışanları ile ek bir yatırım gerekmeden sisteme aktarabilmektedir. Geçmişe yönelik yüzbinlerce hatta milyonlarca dökümanın sisteme aktarılması ise ayrı bir uzmanlık ve altyapı gerektirmektedir. Taranan görüntülerin kalitesi ve sisteme girilen verilerin doğruluk oranı da başka bir uzmanlık konusudur. Verilerin elle girilmesi hem çok fazla insan gücü gerektirmekte hemde verilerin doğruluk oranının düşük olmasına neden olmaktadır. Matris Bilişim olarak form işleme yazılımları ve profesyonel ekipmanlarla üst kalitede Servis Büro Hizmeti Matris tarafından verilmektedir. NEDEN SERVİS BÜRO? Yüksek sayıda fiziksel dökümana sahip kurumlar, bu işlemler için personel ayırmaya gerek kalmadan zaman ve iş gücü tasarrufu sağlamış olurlar. Bu işlemlerde kullanılan donanımlar yüksek maliyetli profesyonel cihazlardır, dolayısı ile kurumlar bu cihazlara verilecek maliyetten tasarruf sağlayacaklardır. Kurumlar bu işlemler için gerekli teknik bilgiye sahip olmayabileceğinden, servis büro hizmeti alarak işin profesyonel kişiler tarafından sistemli bir şekilde gerçekleştirilmesini ve/veya varolan diğer sistemlerle entegrasyonunu sağlamış olurlar.

 

[members]

güzel paylaşım dayı..